Komunikacja w zespole – najczęstsze błędy popełniane przez Twoich pracowników

Jakie błędy popełniają najczęściej pracownicy, którzy pracują zdalnie?

Niestety większość błędów w komunikacji zdalnego zespołu ciężko przypisać tylko pracownikom. Zwykle jest to wypadkowa działań zarówno zespołu, jak i lidera. Typowe błędy w komunikacji w pracującym zdalnie zespole to:

• nieproduktywne spotkania, z których wynika niewiele konkretów, a które dałoby radę zastąpić wymianą kilku maili;
• zbyt długie briefingi online, skutkujące utratą koncentracji;
• komunikacja jednokierunkowa, czyli przekazywanie przez jedną osobę informacji i brak przestrzeni na zadawanie pytań przez resztę zespołu;
• brak dbania o motywację zespołu i integrację pracowników;
• brak otwartości na zmiany;
• nieodpowiednie narzędzia do przekazywania informacji – pandemia pokazała, że warto stawiać na zaawansowane systemy do komunikacji zdalnej.

Dodatkowo są też błędy popełniane przez liderów zespołów. Należy do nich przede wszystkim sprowadzenie całej komunikacji tylko do przekazywania zadań i informacji. Praca zdalna pokazała, że niektórzy liderzy często mają problem z dostosowaniem komunikatu do konkretnego rozmówcy i w ogóle nie dbają o relację z podwładnym. Pracownicy oczekują od swojego przełożonego feedbacku dotyczącego wykonanych zadań, zarówno pochwał, jak i konstruktywnej krytyki. 

Jak poprawić komunikację zespołu w czasach pracy zdalnej

Komunikacja w okresie pandemii jest tak naprawdę jeszcze ważniejsza niż wcześniej. Zaczęła pełnić nie tylko funkcje organizacyjne, ale też społeczne – to właśnie poczucie, że jest się wspieranym przez przełożonego i zespół, pomaga zredukować stres, na który narażeni jesteśmy w ostatnim roku pracy. Jak więc sprawić, aby komunikacja w zespole zapewniała, oprócz funkcji organizacyjnych, wsparcie i rozwój, których oczekuje zespół pracujący zdalnie?

• Wykorzystaj kreatywność pracowników, a jednocześnie daj im więcej swobody – postaraj się umożliwić zespołowy korzystanie z zalet elastycznego czasu pracy. Oczywiście nie jest to możliwe we wszystkich branżach, ale warto spróbować.
• Zadbaj o sprawne kanały komunikacji – email to nie wszystko. Telefon, komunikator, czat – te narzędzia są niezbędne, gdy zespół pracuje zdalnie.
• Rozliczaj z efektów i informuj o postępach – oczywiście nie chodzi o to, by przytłaczać pracowników nadmiarem informacji. Każdemu zależy jednak na rzetelnym feedbacku, dlatego poświęć chwilę, aby podzielić się swoimi opiniami z zespołem. Zadbaj też o stworzenie procedur informowania o postępach (np. konkretne dni lub godziny) – zbuduje to uczucie stabilności i poprawi motywację.
• Dbaj nie tylko o relację przełożony–pracownik, ale też relacje między podwładnymi – zgrany zespół to niezbędny element dobrze funkcjonującej firmy. Relacje między pracownikami to często pomijany aspekt w czasie pracy zdalnej – to duży błąd! Tylko pracownik, który utożsamia się z firmą i jej wartościami, jest naprawdę skuteczny i czuje się współodpowiedzialny za zespół. Choć w dobie pandemii zintegrowanie zespołu to ogromne wyzwanie, są narzędzia, które to umożliwiają. Osobny kanał na luźne rozmowy, zdalne gry integracyjne – jest dużo pomysłów, które możesz wykorzystać.