Prokrastynacja w pracy – jak ją zwalczyć?

MAIN BLOG PICTURE

Tendencja do odkładania w czasie ważnych projektów na rzecz tych mniej ważnych – to definicja prokrastynacji. Pracownikom, którym to zjawisko nie jest obce najczęściej towarzyszy późniejszy lęk i obawa przed spóźnieniem się z terminem oddania. Prokrastynacja objawia się nie tylko w środowisku pracowniczym, ale również w sytuacjach codziennych takich jak np. sprzątanie czy gotowanie. Pomimo wielu metod walki z prokrastynacją, jest ona nadal obecna w życiu wielu ludzi. 

Jakie są przyczyny prokrastynacji?

Źródła prokrastynacji najczęściej mają swoje początki w dzieciństwie. Prokrastynatorami stają się zazwyczaj osoby, których rodzice od najmłodszych lat wymagali dyscypliny i wzorowego zachowania, co z biegiem lat stawiało coraz większe wymagania, często nierealne do spełnienia.

 

Prokrastynacja może być również uwarunkowana lękami. Lęk przed porażką, sukcesem, bezradnością, izolacją i intymnością bo o nich mowa mogą występować w tym samym czasie powodując odłożenie działania na później. Inną przyczyną może być perfekcjonizm i obawa przed niepoprawnym wykonaniem zadania, w efekcie czego zostaje ono odroczone w czasie.

 

Należy jednak pamiętać, że przyczyny występowania prokrastynacji nie muszą mieć nacechowania negatywnego. Dla części osób odkładanie w czasie realizacji zadania, a następnie wykonywanie go na krótko przed terminem daje poczucie większej motywacji i efektywności.

Czym objawia się prokrastynacja?

Zjawisko prokrastynacji objawia się przede wszystkim odkładaniem projektów czy czynności na późniejszy okres czasu. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, jak często występuje u nas odwlekanie zadań. Jeżeli występuje ono prawie codziennie lub kilka razy w tygodniu możemy wtedy mówić o problemie prokrastynacji. Innymi współwystępującymi objawami prokrastynacji mogą być wyrzuty sumienia czy nerwica spowodowane zajmowaniem się pobocznymi czynnościami na rzecz ważnego projektu z określonym terminem wykonania. W dalszych stadiach prokrastynacji może mieć ona znaczący wpływ na zdrowie zarówno psychiczne jak i fizyczne.

Jak wyzbyć się nawyku prokrastynacji i jakie istnieją metody w walce z nią?

Rozpoczynając walkę z prokrastynacją należy na wstępie przeanalizować z jakiego powodu odkładamy czynności. Kiedy już ustalimy co jest powodem odwlekania, następnym krokiem jest wdrożenie środków eliminujących wielkość problemu, z którym się mierzymy. Może to być zarówno ustalanie tzw. kamieni milowych czyli etapów zadania, które są kluczowe do jego ukończenia czy stworzenie playlisty muzycznej, podczas której łatwiej nam się skupić na pracy. Warto również zadbać o porządek wokół miejsca pracy.

 

Można też zastosować metody ułatwiające wyzbycie się nawyku odkładania. Jedną z popularniejszych metod jest pomodoro. Polega na rozłożeniu pracy w hierarchii od najważniejszej do tej najmniej ważnej. Następnym etapem jest realizacja tych zadań w odpowiedniej kolejności. Na każde zadanie tzw. pomodoro jest przeznaczone 25 minut oraz 5 minut przerwy pomiędzy ukończonym, a następnym. Po czwartym zadaniu przysługuje dłuższa przerwa 20 – 30 minut.

Metoda plasterków salami / sera szwajcarskiego

Ta metoda polega na rozłożeniu (krojeniu) całego zadania (salami) na możliwie najmniejsze podzadania (plasterki) i stopniowe wykonywanie kolejnych z nich. Należy pamiętać, aby rozpocząć kolejne dopiero po zakończeniu wcześniejszego. Każde z zadań powinno zająć nie więcej niż 30 minut. Podobnym sposobem jest metoda sera szwajcarskiego, natomiast znaczącą różnicą dzielącą obie metody jest kolejność wykonywania zadań. W metodzie plasterków salami ważne jest realizowanie zadań jedno po drugim. Metoda sera szwajcarskiego zakłada wykonywanie części zadania bez względu na kolejność jego występowania przez tylko 5 minut.

Metoda Ivy Lee

Jest to metoda polegająca na planowaniu zadań do wykonania w dniu następnym. Ułatwia to wypunktowanie spraw priorytetowych oraz zaoszczędzenie czasu poświęcanego każdego ranka na stworzenie planu dnia. Zaplanowanych zadań nie powinno być więcej jak sześć, a dzień należy zacząć od wykonywania tych najważniejszych.

Zasada 2 minut

To sposób organizacji czasu pracy często łączony z tzw. metodą połknięcia żaby. Polega na wstępnym oszacowaniu czasu potrzebnego do wykonania każdego z zadań, a następnie zrealizowanie tych, które zajmą maksymalnie dwie minuty. Metodą połknięcia żaby nazywamy skupienie się oraz wykonanie w pierwszej kolejności najtrudniejszego z zadań.

Podsumowanie - prokrastynacja w pracy i metody walki z nią

Zjawisko prokrastynacji w pracy nie jest niczym przyjemnym, ciągłe odkładanie ważnych projektów oraz szukanie nowych wymówek. Następnie realizacja zadań w pośpiechu w obawie przed terminem oddania, sprawia że praca traci na jakości. Sposobów na walkę z prokrastynacja jest wiele, a do większości z nich potrzebne są tylko kartka i długopis. Zaplanowanie dnia „z góry” pomaga zaoszczędzić dużo czasu, który można poświęcić na pracę nad innymi zadaniami.