Mapowanie procesów w firmie – czyli jak zwiększyć efektywność funkcjonowania firmy
25
mar
2021
Wraz z rozwojem każdego przedsiębiorstwa coraz większą rolę odgrywa właściwa identyfikacja procesów wewnątrz firmy, a także poza nią – w kontaktach z dostawcami czy klientami. Ważne, aby przedstawienie tych procesów było maksymalnie czytelne, zarówno dla specjalistów danych procesów, jak i osób postronnych. Dlaczego więc nie przedstawić tych danych w postaci mapy? Przedstawiamy mapowanie procesów.
Czym jest mapowanie procesów
Mapowanie procesów to jedna z technik, które pomagają usprawnić funkcjonowanie firmy. Metoda została stworzona w 1921 roku przez Franka Gilbretha, pioniera inżynierii humanistycznej. Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu procesów, operacji i powiązań między nimi. Mapowanie procesów to świetny sposób na zwiększenie efektywności funkcjonowania firmy, a także zidentyfikowanie procesów, które nie są wystarczająco efektywne lub nawet przynoszą straty.
Jakie są cele mapowania procesów?
Głównym celem nadrzędnym mapowania jest oczywiście zidentyfikowanie styczności strategii biznesowej oraz efektywności procesów biznesowych. Skoro celem każdego przedsiębiorstwa jest generowanie wartości dodanej, tworzenie strategii procesów powinno na stałe wpisać się w ogólną strategię firmy. Cele firmy mogą być bowiem spełnione tylko lub przede wszystkim wtedy gdy procesy biznesowe działają sprawnie. Mapowanie procesów efektywnie identyfikuje nieprawidłowe działanie poszczególnych części składowych i daje możliwość pracy nad tym, aby działały lepiej.
Mapowanie procesów jest konieczne, gdy wdrażamy system zarządzania jakością lub rozpoczynamy standaryzację procedur w przedsiębiorstwie. Często metodę wdraża się też przy okazji wdrożenia systemu monitorowania lub gdy chcemy wykazać rozbieżności, które w danych procesach występują.
Korzyści wynikające z mapowania procesów
Mapowanie procesów może mocno wpłynąć na poprawę efektywności i konkurencyjności firmy. Optymalizacja to dla firmy korzyść również finansowa – jeśli procesy wewnątrz organizacji są dobrze zaprojektowane i dobrze funkcjonują, firma łatwiej generuje wartość dodaną.
Mapowanie procesów umożliwia zrozumienie sekwencji działań, luk procesowych oraz osób odpowiedzialnych za dany proces. Dzięki temu kadra zarządzająca ma szybki dostęp do informacji dotyczących optymalizacji wykorzystywanych zasobów oraz, jeśli istnieją, nieefektywności procesowych, które negatywnie wpływają na realizację celów biznesowych.
Mapowanie procesów świetnie pokazuje niewidoczne na pierwszy rzut oka nieefektywności – między innymi zbyt długie wykonywanie pewnych działań, co przekłada się na koszty ponoszone przez firmę. Pozwala też wyeliminować zbędne działania, które nie przynoszą wartości dodanej lub spowalniają inne procesy, co finalnie wpływa też na mniejszą frustrację pracowników, którzy te nieefektywne lub spowalniające zadania wykonują. Mapowanie procesów jest świetną metodą propagowania najlepszych praktyk wewnątrz firmy, wspomaga też dostosowanie firmy do wymogów audytu zewnętrznego i wewnętrznego. Okazuje się, że mapowanie procesów może być też przydatne podczas wdrażania nowych pracowników – ułatwia proces nauki i podnosi jej efektywność.
Podsumowanie
Aby mapowanie procesów w firmie było skuteczne, warto przeprowadzić je jak najbardziej efektywnie. Zazwyczaj robi się to, zaczynając od „bigger picture”, czyli od ogółu do szczegółu. Wizualizuje się ogólny obraz firmy, a następnie przechodzi do mapowania poszczególnych procesów. Należy pamiętać, że mapa musi przedstawiać proces tak, jak obecnie wygląda, a nie pokazywać, jak powinno być.