Za co odpowiedzialny jest buddy w procesie onboardingu?

MAIN BLOG PICTURE

Proces onboardingu (wdrażania nowego pracownika) – kompilacja skrajnych emocji zarówno po stronie świeżego pracownika, jak i pracodawcy. Obie strony podczas pierwszych dni chcą zrobić jak najlepsze wrażenie na tej drugiej stronie. Czasem jednak okazuje się, szczególnie w dużych jednostkach, że proces wdrażania nowego pracownika nie trwa tydzień, ale miesiąc. Wtedy dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie tzw. buddy (ang. Kumpel, kolega), którego rolą będzie pomoc w zaklimatyzowaniu się pracownika w nowym miejscu pracy.

Jakimi cechami powinien odznaczać się buddy?

Przede wszystkim powinien być typem ekstrawertyka, czyli osoby otwartej. Musi być to osoba komunikatywna, która łatwo nawiązuje znajomości, nawet przez small – talk. W dużych instytucjach dobrym materiałem na tę rolę są osoby lubiane przez współpracowników. Poza byciem przebojowymi, powinny być to osoby zmotywowane do działania i empatyczne w stosunku do innych. Pożądaną cechą jest również umiejętność konstruowania konstruktywnego feed – backu w początkowych cyklach wdrażania pracownika w zadania, które będą jego w przyszłości jego obowiązkami. Buddy powinien umieć obcować z różnymi typami osobowości oraz być wyrozumiałym, gdy coś będzie niejasne dla wdrażanego pracownika.

Rola buddy, a obowiązki związane ze stanowiskiem pracy.

Często osoby typowane na rolę buddy, poza wdrażaniem nowych pracowników posiadają własne obowiązki związane ze swoim stanowiskiem. Jako pracodawca należy mieć na uwadze fakt, iż osoba pełniąca tę funkcję również powinna mieć czas na ich wykonanie. Wprowadzanie nowego pracownika może wiązać się z opóźnieniami w pracy „kumpla”. Bliskość dead – line może wpływać na zmniejszenie efektywności we wdrażaniu pracownika. Co więcej natłok obowiązków może powodować negatywne skutki takie jak rozdrażnienie czy zmęczenie po uprzednim wykonywaniu pracy podczas nadgodzin. Warto zatem wziąć pod uwagę tymczasową absencję lub pomniejszony czas pracownika odpowiedzialnego za wprowadzanie nowej osoby poprzez wydłużenie terminów lub porozdzielanie jego obowiązków i przekazanie ich innym osobom z działu.

Czy przełożony może pełnić zarazem funkcję buddy?

Rolę buddy powinna pełnić osoba, która pracuje w tym samym dziale co nowy pracownik. To, czy będzie to bezpośredni przełożony, czy pracownik będący na innym stanowisku zależy od wielkości organizacji. Jeśli działy charakteryzują się małą ilością pracowników niewykluczone, że rolę buddy będzie pełnić przełożony, jako osoba, która najlepiej i najdłużej zna firmę. Jednakże w większych instytucjach, do roli buddy przydzielana jest osoba, która jest na tym samym stanowisku co nowa osoba. Innym decydentem co do wyboru osoby, jest wiek. Na jego podstawie dobierany jest buddy, ma to na celu zmniejszenie ryzyka braku wspólnego języka oraz zminimalizowanie stresu u nowej osoby.

Jakiego typu aktywności powinny znaleźć się na liście zadań buddy?

Wszystko zależy od kultury organizacyjnej firmy, w której wdrażanie pracownika się odbywa. Jeżeli infrastruktura wokół miejsca pracy pozwala na spotykanie się po zakończonej pracy lub w trakcie przerwy, w zadaniach buddy warto zawrzeć np. wspólny lunch z nowym pracownikiem. Jednocześnie aktywności powinny być dopasowane do tych, wykonywanych przez innych współpracowników.

Przykładowe zadania buddy:

Czy rola buddy może znaleźć zastosowanie poza pracą biurową?

Postać buddy jest wyjściem naprzeciw nowym pracownikom w pierwszych dniach ich pracy. Pomimo tego, że częściej rolę buddy można spotkać w pracy biurowej nie wyklucza potrzeby wprowadzenia podobnego stanowiska w chociażby fabrykach. Należy natomiast pamiętać o dopasowaniu tej roli do odpowiedniego miejsca pracy, gdyż zadania buddy w biurze będą zupełnie inne niż na hali  produkcyjnej.

Podsumowanie – rola „kumpla” w pracy

Obecność osoby pełniącej rolę buddy dla nowego pracownika może znacznie przełożyć się na adaptację do nowego środowiska pracy i szybsze wdrożenie w zadania. Należy pamiętać o przemyślanym wyborze osoby, która posiada wszystkie cechy, jakie buddy powinien w sobie łączyć. Wyznaczając tę osobę, nie można zapomnieć o zobowiązaniach zawodowych przez nią wykonywanych poza pełnieniem roli buddy. Aktywności odbywające się poza miejscem pracy takie jak wyjścia na obiad czy na kręgle mające na celu integrację z innymi pracownikami powinny być odwzorowaniem aktywności z życia firmy. Rola buddy może znaleźć swoje zastosowanie w innych trybach pracy, należy jednak odpowiednio je dostosować do panujących w miejscu pracy zasad i potrzeb.